Identificar o eliminar repetidos con Microsoft Access

Como complemento a la publicación anterior, donde se muestra como identificar registros repetidos en hojas de cálculo, se dearrollaron técnicas similares para bases de datos. Este es el turno de Microsoft Access.

Como ejemplo se utilizará una supuesta tabla "nombre_tabla", que contiene al menos los campos "campo1", "campo2" y "campo3", y se considera que un registro está duplicado cuando estos tres campos son iguales.

Esta operación no se pude realizar directamente con Microsoft Access (o se desconoce) pero si se logra realizando un par de pasos intermedios.

Primero se debe de crear un nuevo campo al que se le llamará "rownum" de tipo Autonumérico (se selecciona la tabla "nombre_tabla", se presiona Vista de Diseño, y se agrega el campo al final).

Al confirmar la operación, Microsoft Access creará la nueva columna "rownum" y la completará con números del 1 hasta la cantidad de filas que tenga la tabla.

Luego se debe de crear una consulta de actualización sobre esta tabla (dentro de las consultas, se selecciona nueva consulta en vista de diseño, se selecciona la tabla "nombre_tabla" o cualquier otra, se presiona el botón SQL, y se cambia lo que está escrito por la siguiente sentencia:

delete from nombre_tabla where nombre_tabla.rownum > ( select min(nombre_tabla_2.rownum) from nombre_tabla nombre_tabla_2 where nombre_tabla_2.campo1 = nombre_tabla.campo1 and nombre_tabla_2.campo2 = nombre_tabla.campo2 and nombre_tabla_2.campo3 = nombre_tabla.campo3);

Esta sentencia borrará los registros que para iguales campos 1 al 3 tengan el valor de rownum mayor al mínimo.

Al ejecutarla se deberá confirmar la operación (indicará la cantidad de registros borrados).

En caso de que no se desee borrar los registros duplicados, sino solamente marcarlos se deberá de crear otro campo adicional por ejemplo de tipo texto con largo 2, en este ejemplo con nombre "EsRepetido".

Al crear el campo, si no se especifica un valor predeterminado para los registros ya existentes, Microsoft Access le asigna el valor nulo. Si se desea se le puede asignar como valor predeterminado el texto No. O de lo contrario ejecutar la siguiente consulta de actualización:

update nombre_tabla set EsRepetido = 'No';

Aquí se está inicializando el atributo que indica el registro está o no repetido.

Posteriormente se ejecuta la siguiente consulta de actualización para marcar los repetidos.

update nombre_tabla set EsRepetido = 'Si' where nombre_tabla.rownum > ( select min(nombre_tabla_2.rownum) from nombre_tabla nombre_tabla_2 where nombre_tabla_2.campo1 = nombre_tabla.campo1 and nombre_tabla_2.campo2 = nombre_tabla.campo2 and nombre_tabla_2.campo3 = nombre_tabla.campo3);

Esta actualización utiliza el mismo criterio que el borrado.

En el caso que se requiera marcar los no repetidos se logra con la siguiente consulta de actualización:

update nombre_tabla set = 'No' where nombre_tabla.rownum = ( select min(nombre_tabla_2.rownum) from nombre_tabla nombre_tabla_2 where nombre_tabla_2.campo1 = nombre_tabla.campo1 and nombre_tabla_2.campo2 = nombre_tabla.campo2 and nombre_tabla_2.campo3 = nombre_tabla.campo3);

Para este caso se marcan como no repetidos aquellos registros que su "rownum" sea igual al mínimo que existe entre todos los registros que tengan mismo campos 1 al 3.

El nuevo campo "rownum" se puede eliminar o dejarlo para posteriores depuraciones.