Para comenzar se mostrará un ejemplo básico de como realizar la validación tipo lista tal como lo contempla Microsoft Excel, el objetivo es conocer la operativa y las limitantes de la herramienta.
trabajará con un ejemplo de una lista de personas donde en la primer columna se tendrá el nombre, en la segunda el país de residencia y por último la ciudad donde vive. La información sobre los países y las ciudades se validará mediante una lista de manera que el dato a ingresar sea mostrado mediante listas predefinidas.
La lista de los países válidos se encuentra en el rango I3:I6, y la lista de las ciudades en el rango K3:K33.
El fichero con el ejemplo completo está disponible aquí.
Los pasos para realizar una lista de selección son los siguientes:
Seleccionar el rango de celdas, o columna completa, donde se ingresará y validará la información de los países, para el ejemplo se seleccionará el rango C3:C30.
Acceder a la opción "Validación ..." del menú "Datos".
Allí se debe de definir el Criterio de validación, para esto se deberá seleccionar "Lista" en la opción Permitir. En la opción Origen se debe de introducir el rango de las datos que se desean mostrar en la lista, en este caso se trata del rango $I$3:$I$6 (el rango debe de estar definido mediante referencias absolutas). Se deberá dejar seleccionada la opción "Celda con lista desplegable".
Si se desea, en la pestaña "Mensaje entrante" se puede ingresar un mensaje que muestra un comentario al momento de seleccionar la celda para ingresar la información. Si no se ingresa nada no muestra ningún comentario.
También como opcional, en la pestaña "Mensaje de error" se puede personalizar un mensaje de error para el caso de que se ingrese un dato no valido, en este caso un país que no se encuentra en la lista (o está mal escrito). De no definirse, al ingresar un dato erróneo aparecerá un mensaje genérico.
Con estos pasos la lista ya está definida, ahora al hacer clic sobre una celda para ingresar los países aparecerá una lista con los países válidos.
Los comentarios ingresados se verán de la siguiente manera:
Aunque se tenga la lista para el ingreso de datos, es permitido ingresar el valor digitándolo directamente, aquí es donde entra a tomar sentido la validación, en caso de que el valor ingresado no esté dentro de la lista, y se haya definido un mensaje de error el se vería de la siguiente manera:
Hay que tener en cuenta de que si en la lista seleccionada existen datos duplicados, al desplgarse los datos también estarán repetidos (más adelante se mostrará como evitarlo). Si la lista original cuenta con celdas nulas, mostrará los mismos renglones vacíos en la lista.
Ahora si se desea mostrar una segunda lista con las ciudades, se deberá realizar el mismo proceso utilizando la lista de ciudades. El principal con la restricción que no se puede desplegar solamente las ciudades que pertenezcan al país seleccionado en la misma fila, se mostrarán todas.
En el ejemplo se deberá por error se podrá ingresar como país Colombia y ciudad Buenos Aires. También hay problemas con ciudades de diferentes países que tienen el mismo nombre como ser Córdoba que está en España, México y Argentina. En la lista aparecerá tres veces.
Si se intenta introducir un origen de datos de datos válidos que se encuentre en una hoja de cálculo diferente a donde se encuentra la o las celdas a validar, Microsoft Excel no lo permite.
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2 comentarios:
Ahora office 2010 si lo permite :)
Por suerte la gente de Microsoft en las nuevas versiones (2007, 2010) mejorado algunas herramientas que nos evita complicarnos con formulas raras.
Sabiendo las necesidades de los usuarios, estas deberían de haber en versiones anteriores.
Como dice nuestro amigo, ahora en 2010 se mejoran las listas de validación. En la versión 2007 se agregan las cuentas y sumas condicionadas con más de una condición, así como los filtros por color.
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