Identificar registros repetidos Excel o similar

Identificar registros repetidos en una tabla de datos es una operación que se realiza con alta frecuencia, aquí se mostrará una manera muy fácil de hacerlo.

La idea es la siguiente:

1. Identificar la clave de registro único, definir que columnas o combinación de estas la componen.
2. Ordenar los datos por la clave de registro único.
3. Comparar los componentes de la clave de una fila con la fila siguiente, si son iguales se trata de un registro duplicado, si lo son se marcan como tales.

Se mostrarán ejemplos partiendo de los siguientes datos:

Ejemplo 1: Eliminar registros repetidos dejando los valores con fechas mas recientes.

Los pasos son los siguientes:

• Ordenar la lista, en este caso por Código y luego por Fecha. De esta manera quedan todos los registros con el mismo código juntos, y el que tiene la fecha mayor en el último lugar.
• Se crea una nueva columna "EsRepetido" en la cual simplemente se comparará el contendido de la columna "Código" para la fila actual con la siguiente columna, obteniendo dos valores posibles: Verdadero o Falso.
  

  =A2 = A3
  

• A la lista de datos se le aplica un Autofiltro, y se seleccionan de la nueva columna "EsRepetido" todas aquellas filas que tienen Verdadero. Estas se deben de eliminar.

Si el criterio para determinar valores repetidos fuese las columnas "Nombre" y "Apellido" la consulta se haría por ambas columnas de la siguiente manera:

Formula en Microsoft Excel en Español:

=Y(C2 = C3; B2 = B3)

Formula en Google Docs, Microsoft Excel en Inglés, OpenOffice.org Calc, Numbers:

=AND(C2 = C3; B2 = B3)

Para este caso los datos se debieron de ordenar por "Apellido" y luego por "Nombre" (o viceversa), y luego por la fecha.

La fecha se incluye en el orden para tener un criterio al momento de eliminar el registro. En caso de necesitar eliminar los registros con fechas mas antiguas el orden de la fecha será descendente.

Resultados diferentes se obtienen si al momento de comparar la fila actual se lo hace respecto a la anterior en lugar de la siguiente (eliminaría registros diferentes).

Ejemplo 2: Sumar la deuda actualizada de los clientes, contar cantidad de registros únicos.

En este caso, deuda actualizada se entiende como el registro con la fecha mayor para cada cliente.

Los pasos son los siguientes:

• Al igual que en el caso anterior la lista se debe de ordenar por código (o nombre y apellido) y luego por fecha, también se crea la columna EsRepetido utilizando los mismos criterios.
• Para contar los registros únicos se creará una columna Cantidad en la que en cada fila se pondrá 1 si el valor de la columna EsRepetido de su correspondiente fila es Falso, de lo contrario se pone 0. Al sumar todos los datos de esta nueva columna se obtiene la cantidad de registros únicos.

Formula en Microsoft Excel en Español:

=SI(F2 = FALSO; 1; 0)

Formula en Google Docs, Microsoft Excel en Inglés, OpenOffice.org Calc, Numbers:

=IF(F2 = FALSE; 1; 0)

Ahora para sumar el valor de la deuda tomando en cuenta solo el registro que contiene la fecha mayor se debe de verificar la columna EsRepetido, si no se trata de un repetido se toma el valor de la deuda, de lo contrario cero.

Formula en Microsoft Excel en Español:

=SI(F2 = FALSO; E2; 0)

Formula en Google Docs, Microsoft Excel en Inglés, OpenOffice.org Calc, Numbers:

=IF(F2 = FALSE; E2; 0)

El registro de la fecha mayor se obtiene gracias al orden de los datos, no requiere realizar nada a nivel de formulas.

Estas formulas se pueden realizar sin tener la columna auxiliar EsRepetido:

Cuenta sin repetidos en Microsoft Excel en Español:

=SI(NO(A2 = A3); 1; 0)

Cuenta sin repetidos en Google Docs, Microsoft Excel en Inglés, OpenOffice.org Calc, Numbers:

=IF(NOT(A2 = A3); 1; 0)

Suma de deuda actualizada en Microsoft Excel en Español:

=SI(NO(A2 = A3); E2; 0)

Suma de deuda actualizada en Google Docs, Microsoft Excel en Inglés, OpenOffice.org Calc, Numbers:

=IF(NOT(A2 = A3); E2; 0)